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A importância da delegação

Postado dia 19/08/2019
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Dentre tantas atividades desenvolvidas pelo gestor na sua rotina diária, talvez a delegação seja uma das que possibilite maior probabilidade em atingir melhores resultados, por proporcionar ao gestor tempo para focar-se nos aspectos de maior importância e pontos estratégicos de sua função, bem como, gerar maior comprometimento dos colaboradores com o trabalho, diante da percepção do desenvolvimento suas habilidades.

Delegar, além de permitir maior disponibilidade ao gestor faz com que esse possa avaliar a potencialidade dos seus colaboradores.
A delegação requer planejamento e dedicação, pois alguns aspectos geram insegurança e dificuldades que podem levar à resultados inadequados.

Aspectos que dificultam a delegação

Preferência pessoal pela execução: Embora ocupando uma posição gerencial, o indivíduo continua sendo um mero executor de tarefas. Este tipo de comportamento é conhecido como a “síndrome do faça você mesmo”. Entretanto, se você recebe um salário maior em relação aos dos seus colaboradores, não pode dar-se ao luxo de fazer o trabalho deles. A função de um gestor é obter resultados com outras pessoas, e não apesar delas.

Crença no “faço melhor e mais depressa”: Para aprender é preciso fazer e não seria de admirar que com a experiência, o gestor faça melhor e mais depressa. Com treinamento adequado e oportunidade para adquirir a prática, o colaborador talvez possa até fazer melhor do que o gestor.
Uma das funções do gestor é treinar o seu pessoal e só se aprende fazendo. É importante dar oportunidade a equipe de aprender, crescer e desenvolver-se.
Todos lucrarão com isso: os colaboradores, a empresa e principalmente o gestor, pois assim terá tempo para gerenciar e obter resultados.

Falta de experiência em delegar: Muitos indivíduos assumem o papel de gestores sem nunca terem passado por um desenvolvimento específico das habilidades necessárias para tal. Aprenderam na “escola da vida” e por isso não percebem a importância da delegação. Outros trabalham em empresas onde a maioria dos executivos e gerentes não delega e receia ser diferente. Outros, ainda, tiveram chefes que também não delegavam e copiam o modelo “ipsis literis”, sem se preocuparem em aperfeiçoá-lo. Delegação aprende-se delegando.
É necessário habituar-se em dedicar uma parte do tempo aos colaboradores, orientando-os em novas atividades e focalizando os resultados a serem atingidos. Assim o gestor terá mais tempo para trabalhar nas atividades mais estratégicas de sua função.

Insegurança pessoal e/ou profissional: Muitos possuem o receio em assumir sua parte de responsabilidade envolvida no processo de delegação. Outros se sentem inseguros no que fazem e não desejam a exposição diante dos colaboradores. Esta posição defensiva é prejudicial, dificultando o desenvolvimento do gestor e subutilizando a capacidade de sua equipe.

Falta de confiança nos colaboradores: Quanto menos se confia nos colaboradores, menos eles serão confiáveis. Além disso, confiança se constrói através de treinamento, supervisão e acompanhamento. Um crédito de confiança é motivador e incentiva as pessoas.

Perfeccionismo: Os perfeccionistas não delegam, mas em compensação não gerenciam. Suas exigências com as pessoas que os cercam podem causar muitos prejuízos à empresa, pois se prendem a detalhes irrelevantes, perdendo de vista os objetivos básicos.

Incapacidade de comunicação: Saber falar não basta para comunicar se e não é possível delegar se não souber expressar com clareza o que solicita. Fazer uma comunicação significativa, ou seja, clarificar o cenário, os objetivos, regras, diretrizes, prazo e, adequando a maturidade do colaborador para a tarefa, dizer o como fazer é uma das formas de ter melhores resultados e aceitação para a tarefa.

Medo da competição: Um gestor eficaz é um bom líder e líderes não competem com seu grupo, cooperam e auxiliam-se mutuamente. Querer ser indispensável leva à sonegação de informações e monopólio de conhecimentos.

Os indispensáveis raramente são promovidos, principalmente por não prepararem ninguém para assumir o seu posto.

Uma equipe produtiva reflete a capacidade do seu gestor.

Falta de habilidade de exercer controle e acompanhamento adequados: Delegar não é abdicar, significa estar ciente do que acontece sem ater-se aos detalhes, isto é, verificar se os resultados esperados foram atingidos e, se não foram, por que? Para delegar eficazmente é preciso estabelecer processos que permitam ao gestor estar informado do que se passa no seu setor.

Temor de ser considerado incompetente pelo chefe e/ou colaboradores: O gestor não precisa, necessariamente, saber de tudo. A divisão de trabalho e a especialização é que tornam a equipe de trabalho produtiva. A competência se mede pela capacidade de obter resultados e não necessariamente de executar tarefas.

Vantagens de delegar

  • Libera tempo para o gestor poder gerenciar, isto é, planejar, organizar, acompanhar, supervisionar, controlar resultados e inovar.
  • Diminui a pressão e carga de trabalho. A maioria dos gestores é orientada para a ação, isto é, para a execução de tarefas e por isso sua tendência é não estabelecer uma clara distinção entre o tipo de trabalho que lhes cabe e o trabalho dos seus colaboradores. Daí o alto nível de estresse observado entre um grande número de gestores.
  • Desenvolvimento dos colaboradores, dando-lhes oportunidade para expandir suas habilidades, encorajando-os a usar sua criatividade e capacidade de resolver problemas e tomar decisões. As pessoas aprendem fazendo e a delegação permite que elas façam.
  • Cria um clima de trabalho motivador apropriado ao crescimento pessoal e profissional dos colaboradores e do próprio gestor, facilitando um relacionamento interpessoal saudável e amistoso.
  • Fornece padrões de desempenho uma vez que a avaliação dos indivíduos passa a ser feita em função dos resultados alcançados e não das tarefas executadas.
  • Aumenta os resultados porque as pessoas passam a utilizar o tempo de forma a atingir as metas da empresa onde trabalham.
  • Leva ao desenvolvimento organizacional encorajando cada colaborador a utilizar o seu potencial ao máximo. Isto traz benefícios, não só para a empresa, como também para o próprio indivíduo.

Uma delegação eficaz pressupõe os seguintes aspectos:

  • Definição clara do que se pretende delegar e dos resultados esperados.
  • Assegurar-se de que quem recebeu a delegação tenha o preparo, a experiência, a competência e os recursos necessários para incumbir-se da missão e alcançar os resultados esperados.
  • Acompanhar o desempenho de acordo com a complexidade do trabalho e o grau de maturidade profissional do indivíduo a quem se delegou. Quanto menor a experiência do indivíduo, mais frequente deverá ser o acompanhamento.
  • Avaliar os resultados em conjunto com o colaborador, dando e recebendo feedback. Desta forma, ambos poderão crescer. O gestor, verificando como está delegando, e o colaborador, treinando-se para obter todas as informações e meios necessários e ser bem-sucedido.
  • Confiar na pessoa a quem se delegou.
  • A delegação otimiza não só o tempo do gestor, como também da sua equipe de trabalho, contribuindo para o aumento da produtividade e do nível de motivação existente na empresa. Assim, cada pessoa sabe o que se espera dela e até onde pode chegar. Uma equipe produtiva, que assume responsabilidade sobre a qualidade do seu trabalho, é o melhor indicador de um gestor competente.

Para delegar adequadamente:

  • Conhecer o seu pessoal, suas capacidades e limitações, suas necessidades, seus planos e aspirações, a prontidão e desejo de assumir maiores responsabilidades, seus problemas e dificuldades.
  • Ser específico ao dar uma incumbência, isto é, estabelecer o resultado esperado, data, sistema de follow-up (acompanhamento).
  • Ser acessível. Demonstrar ao colaborador, com atos, que ele poderá consultar o gestor quando tiver alguma dúvida. Se possível, estabelecer datas para fazer o acompanhamento. Isto dará mais segurança ao gestor e ao subordinado.
  • Delegar coisas desafiantes. Incluir entre as coisas que delega tarefas que exijam criatividade e cujos resultados possam causar algum impacto na empresa. Fazer com que os colaboradores percebam a importância do seu trabalho.
  • Delegar coisas agradáveis. Isto motivará os colaboradores e enriquecerá o trabalho deles.
  • Delegar não só para os colaboradores mais capazes. A delegação é um dos métodos mais eficazes para desenvolver a equipe de trabalho. Dar oportunidade para que todos aprendam novas coisas ao enfrentar novos desafios. Caso contrário, corre-se o risco de punir os mais competentes com excesso de trabalho enquanto os inexperientes ficam sem fazer nada e por isso mesmo não se desenvolvem.
  • Delegar objetivos e não procedimentos, possibilitando a descoberta de novas formas e maneiras mais eficazes de executar determinada tarefa ou obter um resultado. A experiência mostra que quanto maior a liberdade, maior a criatividade.
  • Dar feedback de melhoria. Ao verificar os resultados positivos, lembrar de valorizar os acertos em vez de limitar-se a apontar os erros. Um gestor precisa saber elogiar e criticar de forma construtiva, incentivando seu colaborador a melhorar. Lembrar-se que o erro faz parte do aprendizado.

Quando a delegação é planejada pelo gestor, aumenta sua capacidade de influência sobre sua equipe para assumir responsabilidades, minimizando riscos e potencializando os resultados.

É imprescindível, para os colaboradores, a visão das vantagens na delegação. Pois pode acontecer de resistirem a mais um trabalho além dos que já estão responsáveis. Para isso, mostrando-lhes que poderão melhorar suas habilidades, permitindo que os mesmos tenham mais responsabilidades e com isso maior prospecção e visão, além de maior desenvolvimento profissional e pessoal.

Os resultados serão sentidos a médio e longo prazo, com uma boa dose de investimento de trabalho. Em curto prazo, o desafio do gestor e da equipe será diário. Todos precisarão aprender a mudar. Isso poderá afastá-los do que gostam e estão acostumadas a fazer, para assumirem o desconhecido.

Serão necessários paciência e tempo no início do processo, principalmente para explicar as consequências e resultados esperados, e ainda trabalhar para que os colaboradores sintam-se seguros e percebam as vantagens.

Apesar de muitos gestores estarem cientes de que a delegação é salutar, temem pelas consequências e podem evitar essa mudança. Mas se for feita de forma planejada e organizada, irá trazer grandes resultados a toda a organização.

A delegação proporciona crescimento tanto para os indivíduos quanto para as empresas, pois permite o desenvolvimento dos liderados que
assumem novos desafios, e também dos gestores dedicando-se de fato à liderança de suas equipes e a uma postura mais estratégica e menos operacional.

*Por Kátia Fritzen (Fonte: Coates, Breeze e Covey)

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